France Galop

Courses hippiques
Protocole
Relations Publiques

Prix de Diane, Qatar Prix de l’Arc de Triomphe : tenir le protocole de bout en bout

grandes courses par saison2
invités accueillis5 000
des accès tracés100 %

Le client

France Galop organise les plus grandes courses hippiques françaises, parmi lesquelles le Prix de Diane Longines et le Qatar Prix de l’Arc de Triomphe.

Ces journées réunissent un public international venu du sport, de la mode, de la politique et des affaires, aux côtés des propriétaires, des partenaires et des invités institutionnels. Chacune de ces populations a ses accès, ses espaces et ses règles.

Invitée face à l’hippodrome au coucher du soleil, tribunes en réception

Le point de départ : le protocole ne tolère pas l’approximation

Un dispositif protocolaire n’est pas un problème de volume. C’est un problème de précision.

Le placement est une question de préséance, pas de logistique. Qui est assis où, à côté de qui, dans quel espace. Une table mal composée se remarque immédiatement, et par les personnes qui comptent.
Les populations d’invités ont des accès distincts. Propriétaires, partenaires, institutionnels, personnalités, presse : autant de périmètres d’accès distincts à faire coexister sur un même site, le même jour.
Les changements arrivent jusqu’au dernier moment. Un désistement la veille déplace un placement, qui en déplace un autre. Sur un fichier partagé, cette cascade est ingérable ; le jour J, elle se traduit par des cartons qui ne correspondent plus à la réalité.
Les prestataires travaillent sur des informations figées. Restauration, accueil, sécurité : chacun a reçu sa version du fichier, à une date donnée. Ce qui a changé depuis n’est pas remonté.

Avec Evenizer : le parcours invité de l’invitation à l’accueil

1. Des invitations différenciées par population

Chaque catégorie d’invités reçoit son invitation, ses informations et ses conditions d’accès. Une seule campagne, plusieurs traitements, sans multiplier les fichiers.

2. Les accréditations collectées à la source

Les données nécessaires aux accès sont demandées à l’invité au moment de sa confirmation, avec les champs et les échéances propres à l’événement. Les dossiers se constituent au fil des réponses, pas en urgence la semaine précédente.

3. Le placement géré dans le même système que les invités

C’est le point central du dispositif France Galop. Le placement n’est pas un fichier annexe : il est adossé à la liste des invités. Un désistement, un remplacement ou un ajout se répercute là où il doit se répercuter, sans ressaisie et sans version parallèle.

4. Un dispatch logistique fondé sur des données à jour

Restauration, accueil, sécurité et prestataires travaillent sur l’état réel du dispositif, pas sur l’export de la semaine dernière.

5. Une communication en temps réel le jour J

Les équipes disposent de la même information au même moment. Les ajustements de dernière minute sont diffusés au lieu d’être relayés de proche en proche.

6. Un reporting après l’événement

Invités, réponses, présences, accès effectifs. Le bilan existe à la fin de la journée plutôt que d’être reconstitué la semaine suivante.

Pilotez vos événements VIP de la même façon.

Découvrez à quoi ressemble votre hospitalité une fois invitations, conformité et reporting réunis au même endroit.

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