Limitare il no-show

• un’opportunità di business persa,
• una perdita finanziaria diretta,
• un’esperienza cliente peggiorata.

Una migliore gestione dei biglietti B2B e hospitality permette di ridurre drasticamente queste assenze e di valorizzare ogni invito. Ecco i nostri consigli per limitare il no-show.

Perché il no-show?

Nell’hospitality sportiva, per esempio, capita spesso che posti nei palchi VIP restino vuoti durante una partita di campionato o un torneo di tennis, per mancanza di un monitoraggio preciso. Lo stesso vale per i salotti di un grande teatro o per gli spazi partner di un festival culturale. Diciamolo chiaramente: il no-show fa parte del mondo degli eventi e l’hospitality non fa eccezione. Individuandone le ragioni principali, però, si può agire. Ne abbiamo individuate cinque:

• Cattiva corrispondenza tra l’ospite e l’evento.
• Comunicazione scarsa e tardiva, sia all’interno sia verso gli ospiti.
• Mancanza di monitoraggio: nessun sollecito, nessuna conferma a due giorni o al giorno prima.
• Esperienza complicata: procedura di ritiro del biglietto pesante o poco chiara.
• Cambiamenti dell’ultimo minuto: nessuna soluzione di riassegnazione rapida.

Curare la preparazione e la scelta degli ospiti

Un fattore spesso sottovalutato dei no-show è la cattiva corrispondenza tra evento e ospite. Nell’hospitality l’efficacia si fonda su una selezione fine. L’uso dei dati di una soluzione come Evenizer, insieme a quelli del vostro CRM, consente di indirizzare perfettamente gli inviti.

• Allineare l’evento all’interesse del contattoInvitare un appassionato di rugby in un palco durante il Sei Nazioni sarà più coinvolgente che invitarlo all’opera. Al contrario, un amante della musica classica apprezzerà un’hospitality alla Philharmonie de Paris più di una partita di calcio.
• Appoggiarsi allo storico degli invitiSapere quali eventi sono già stati proposti evita la saturazione (un cliente sempre invitato allo stesso stadio) e permette di variare le esperienze offerte.
• Segmentare e personalizzare grazie al CRMConoscere bene i vostri ospiti, le loro preferenze e il loro storico di partecipazione consente di massimizzare la pertinenza dell’hospitality offerta.

Il risultato: ospiti davvero motivati, un’esperienza più adatta… e dunque molte meno assenze.

Comunicare in anticipo

Un’hospitality riuscita si prepara molto prima di scegliere gli ospiti e di inviare l’invito.

• All’interno, informate al più presto chi invita sul calendario degli eventi e sull’hospitality disponibile. Siete partner di un club? Comunicate il programma fin dall’inizio della stagione.
• Inviare gli inviti con largo anticipo. Su un pubblico BtoB si perde il 50 % delle risposte positive inviando gli inviti meno di sei settimane prima dell’evento.
• Inviare promemoria per email o SMS con regolarità e dare la possibilità di rinunciare.
• Personalizzare l’invito: mettere in primo piano la partita, il concerto o lo spettacolo per creare entusiasmo.
• Dare informazioni pratiche precise: parcheggio VIP, codice di abbigliamento, accoglienza personalizzata.

Nell’hospitality culturale, per esempio, un ospite sarà molto più propenso a venire se conosce i vantaggi esclusivi (accesso a un cocktail privato, incontro con gli artisti…).

Centralizzare e tracciare l’assegnazione dei biglietti

La mancanza di visibilità interna è una causa importante di no-show. Con una gestione centralizzata dell’hospitality B2B potete:

• sapere chi ha ricevuto quale invito VIP,
• seguire le conferme in tempo reale,
• individuare l’hospitality non utilizzata per riassegnarla.

Un esempio: un’azienda sponsor di un club di massima serie può così accorgersi che un palco non è pieno e riassegnare rapidamente i posti ad altri clienti strategici.

Prevedere piani di riassegnazione

Anche con la migliore organizzazione, alcuni ospiti disdiranno all’ultimo momento. Per evitare che l’hospitality resti vuota:

• create una lista d’attesa di clienti premium,
• riassegnate rapidamente i biglietti non confermati, per esempio ai dipendenti dell’azienda.
• usate la dematerializzazione per un trasferimento istantaneo.

Offrire un’esperienza fluida e premium

L’hospitality deve essere percepita come un privilegio:

• Biglietto digitalesemplice da attivare,
• Accoglienza VIP personalizzatafin dall’arrivo,
• Accessi esclusivi: palchi con ristorazione, salotti privati, incontro con i giocatori o gli artisti.

Più l’esperienza di hospitality è fluida e premium, meno i vostri ospiti disdicono.

Un posto vuoto in un palco di stadio o nella balconata di una sala da concerto non è solo un dettaglio visivo: è un’occasione mancata di rafforzare la relazione con il cliente e di massimizzare il ritorno delle vostre partnership. In sintesi, ridurre il no-show passa da una gestione ottimizzata dei biglietti hospitality B2B:

• una selezione di ospiti allineata ai loro gusti e al loro storico,
• una comunicazione proattiva e personalizzata,
• un monitoraggio in tempo reale e una riassegnazione intelligente,
• un’esperienza premium che fa venire voglia di esserci.