Les Flammes

Kultur
Platzierung
Public Relations

Zwei Ausgaben, zwei Säle: ein VIP-Dispositiv im Gleichklang

Châtelet 2024, La Seine Musicale 2025 und 2026. Getrennte Einladungsprogramme, protokollarische Platzierung auf dem echten Saalplan, Check-in beim Eintreffen.

Ausgaben in Folge3
empfangene Gäste2 500
der Gäste am Eingang kontrolliert100 %

Der Kunde

Les Flammes ist die Preisverleihung der populären Kulturen. Sie bringt an einem Abend Künstlerinnen und Künstler, Persönlichkeiten, Medien und Partner zusammen.

Betrieben wird das Dispositiv von der Agentur YARD, die sich für die Ausgabe 2024 im Théâtre du Châtelet und anschließend für die folgenden Ausgaben in La Seine Musicale für Evenizer entschieden hat.

Ein Künstler allein auf der Bühne der Flammes, rote LED-Wände und das Publikum im Vordergrund

Der Ausgangspunkt: ein Abend, an dem sich alles in zwei Stunden entscheidet

Mehrere Publika, mehrere Programme. Künstler, Partner, Medien, Sponsoren: Jede Gruppe hat ihre Zugänge, ihre Zeiten und ihre Empfangsbedingungen. Sie in einer einzigen Liste zu führen heißt, die Ausnahmen von Hand zu verwalten.
Die Platzierung entscheidet über die Sichtbarkeit aller. Bei einer Preisverleihung ist ein Platz kein Sitz: Er ist ein Kamerawinkel, eine Nachbarschaft, eine Affinität oder eine Unverträglichkeit. Ein Tabellenraster bildet keinen Saal ab.
Die Ankünfte ballen sich. Alle kommen im selben Zeitfenster, kurz vor dem Vorhang. In diesem Moment ist eine Warteschlange kein operatives Ärgernis: Sie ist das, woran sich die Gäste erinnern.
Die Anpassungen laufen bis zur letzten Minute. Ein Künstler, der doch kann, ein Partner, der einen Namen nachmeldet, eine Persönlichkeit, die absagt. Jede Bewegung verschiebt eine Platzierung, die wiederum eine andere verschiebt.

Mit Evenizer

1. Getrennte Hospitality-Programme

Die Gäste werden in getrennte Programme aufgeteilt (Künstler, Partner, Medien, Sponsoren), jedes mit eigenen Regeln. Der Versand der Zugänge erfolgt automatisch nach Gaststatus, und die Bestätigungen laufen in Echtzeit zurück.
Die Organisatoren verfolgen den tatsächlichen Füllstand, statt ihn aus verstreuten Antworten zu rekonstruieren.

2. Platzierung auf dem echten Saalplan

Die Saalpläne sind in die Plattform integriert. Die Platzierung erfolgt per Drag-and-drop, direkt im Saal, unter Berücksichtigung von Affinitäten und Sichtbarkeitsanforderungen.

3. Check-in beim Eintreffen

Am Veranstaltungstag erfolgt der Zutritt per QR-Code-Scan aus der Web-App, mit Einlassverfolgung in Echtzeit. Die Empfangsteams wissen jederzeit, wer da ist und wer noch erwartet wird.
Es ist auch der Moment, in dem das Dispositiv seine eigenen Daten erzeugt: die tatsächliche Anwesenheit, Gast für Gast und Programm für Programm.

Die Ergebnisse

Drei aufeinanderfolgende Ausgaben, in zwei verschiedenen Sälen.
2 500 empfangene Gäste, verteilt auf 4 Hospitality-Programme.
100 % der Gäste in weniger als einer Sekunde am Eingang kontrolliert.
Tatsächliche Anwesenheit je Programm gemessen, verwertbar für die Partnerbilanz.

Für eine Zeremonie wie Les Flammes verlangt das VIP-Management absolute Präzision. Evenizer gibt uns ein leistungsfähiges Werkzeug, um VIP-Einladungen zu steuern, eine perfekte Platzierung sicherzustellen und einen reibungslosen Check-in zu orchestrieren. Ein entscheidender Vorteil für eine Veranstaltung dieser Größenordnung.

Matthieu NdiayeProjektleiter, Les Flammes

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