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Les Flammes

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Deux éditions, deux salles : un dispositif VIP au diapason

Châtelet 2024, Seine Musicale 2025 et 2026. Programmes d’invitation distincts, placement protocolaire sur plan réel, check-in à l’arrivée.

  • éditions consécutives3
  • invités accueillis2 500
  • des invités contrôlés à l’entrée100 %

Le client

Les Flammes est la cérémonie des cultures populaires. Elle réunit artistes, personnalités, médias et partenaires le temps d’une soirée.

Le dispositif est opéré par l’agence YARD, qui a retenu Evenizer pour l’édition 2024 au Théâtre du Châtelet, puis pour les éditions suivantes à la Seine Musicale.

Un artiste seul sur la scène des Flammes, murs de LED rouges et public au premier plan

Le point de départ : une soirée où tout se joue en deux heures

  • Plusieurs publics, plusieurs programmes. Artistes, partenaires, médias, sponsors : chaque population a ses accès, ses horaires et ses conditions d’accueil. Les traiter dans une même liste revient à gérer les exceptions à la main.
  • Le placement engage la visibilité de chacun. Sur une cérémonie, une place n’est pas un siège : c’est un champ de caméra, un voisinage, une affinité ou une incompatibilité. Une grille de tableur ne représente pas une salle.
  • Les arrivées sont concentrées. Tout le monde arrive dans la même fenêtre, juste avant le lever de rideau. À cet instant, une file d’attente n’est pas un désagrément opérationnel : c’est ce que les invités retiendront.
  • Les ajustements continuent jusqu’au dernier moment. Un artiste qui se libère, un partenaire qui ajoute un nom, une personnalité qui annule. Chaque mouvement déplace un placement, qui en déplace un autre.

Avec Evenizer

1. Des programmes d’hospitalité distincts

Les invités sont répartis en programmes séparés (artistes, partenaires, médias, sponsors), chacun avec ses règles. L’envoi des accès est automatisé selon le statut de l’invité, et les confirmations remontent en temps réel.
Les organisateurs suivent l’état réel du remplissage au lieu de le reconstituer à partir de réponses éparses.

2. Le placement sur le plan réel de la salle

Les plans des salles sont intégrés à la plateforme. Le placement se fait par glisser-déposer, directement sur la salle, en tenant compte des affinités et des impératifs de visibilité.

3. Le check-in à l’arrivée

Le jour J, l’accès se fait par lecture de QR code depuis l’application web, avec suivi des entrées en temps réel. Les équipes d’accueil savent à tout moment qui est arrivé et qui est attendu.
C’est aussi le moment où le dispositif produit sa propre donnée : la présence réelle, invité par invité et programme par programme.

Les résultats

  • Trois éditions consécutives, dans deux salles différentes.
  • 2 500 invités accueillis, répartis en 4 programmes d’hospitalité.
  • 100 % des invités contrôlés en moins d’une seconde à l’entrée.
  • Présence réelle mesurée par programme, exploitable pour le bilan partenaires.
Pour une cérémonie comme les Flammes, la gestion des VIP exige une précision absolue. Evenizer nous offre un outil performant pour gérer les invitations VIP, assurer un placement parfait et orchestrer un check-in sans accroc. Un atout majeur pour un événement de cette envergure.
Matthieu NdiayeChef de projet, Les Flammes

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