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Paris 2024 : un dispositif d’hospitalité à l’échelle d’un groupe mondial

Plusieurs Maisons, plusieurs agences, plusieurs sites, sur toute la durée des Jeux, une seule chaîne de gestion.

agences sur le même système2
des accréditations dans les délais100 %
inventaire partagé1

Le client

LVMH a été l’un des partenaires Premium des Jeux Olympiques et Paralympiques de Paris 2024. À ce titre, le groupe disposait d’un ensemble de packages d’hospitalité à répartir entre ses Maisons, pour recevoir clients privilégiés, personnalités et partenaires stratégiques.

Le dispositif était opéré en lien avec les agences Havas Play et Eventeam.

Bâche Paris 2024 sur une façade parisienne, la flamme des Jeux et l’agitos paralympique

Le point de départ : un dispositif complexe, sans système commun

Le défi n’était pas le niveau d’exigence, c’est le métier du groupe. Il était structurel.

Plusieurs Maisons, chacune avec sa logique d’invitation. Chaque Maison a ses clients, ses codes et sa manière de recevoir. Imposer un processus unique aurait été contre-productif ; laisser chacune s’organiser rendait toute vision d’ensemble impossible.
Un inventaire réparti sur de multiples sites et sessions. Ce n’est pas un événement, c’est un calendrier. Savoir à tout moment ce qui est engagé, ce qui reste disponible et ce qui a été redistribué relève d’un travail de consolidation permanent.
Des délais d’accréditation non négociables. Un événement olympique impose de transmettre des données d’identité complètes, dans des fenêtres fixes. Un dossier incomplet n’est pas un contretemps, c’est un invité qui n’entre pas.
Des équipes réparties entre le groupe, les Maisons et deux agences. Autant d’interlocuteurs, autant de fichiers, autant de versions.

Avec Evenizer : un cadre commun, sans uniformiser les Maisons

1. Un recensement structuré des besoins

Les demandes des Maisons remontent dans un format commun, avec le détail des sessions, des sites et des profils invités. Le groupe dispose d’une vue consolidée de la demande avant d’arbitrer, au lieu de la reconstituer.

2. Un arbitrage et une allocation par Maison

Les packages sont attribués au regard de l’inventaire réel. Chaque Maison connaît son périmètre, et le groupe garde la maîtrise de l’enveloppe globale.

3. Chaque Maison gère ses invités, les agences aussi

Invitations, suivi des réponses, relances, remplacements : chaque Maison opère dans son quota. Les agences interviennent sur le même système, avec les droits qui leur sont accordés, plutôt qu’en parallèle sur leurs propres fichiers.
C’est le point qui change le plus le quotidien d’un dispositif à plusieurs intervenants : il n’y a plus de fichier de référence à synchroniser, parce qu’il n’y a plus qu’un système.

4. Les parcours invités et les accréditations

Les données nécessaires à l’accréditation sont collectées au moment de la confirmation de l’invité, avec les champs obligatoires et les échéances propres à l’événement.

5. Une interface aux couleurs du groupe

L’expérience proposée à l’invité reste celle de LVMH et de ses Maisons. La plateforme opère sans se voir.

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